Conform de wettelijke verplichtingen voor particuliere recherchebureaus hanteert Recherchebureau Zuidoost een klachtenregeling. In het geval van een geschil kunt u, via ons klachtenreglement en volgens de beschreven procedure, uw klacht indienen. Recherchebureau Zuidoost zal deze klacht vervolgens zorgvuldig behandelen volgens ons vastgestelde protocol.
Voor het indienen van een klacht verzoeken wij u onderstaande klachtenreglement te raadplegen. Hierin vindt u de volledige procedure en alle verdere stappen. Wij streven ernaar uw klacht professioneel en correct af te handelen.
Artikel 1. Definities en reikwijdte
In deze regeling wordt verstaan onder:
1. de organisatie: Recherchebureau Zuidoost;
2. de klager: degene wiens belang rechtstreeks betrokken is bij een gedraging van de organisatie;
3. een gedraging: een handeling of nalaten van de organisatie of haar medewerkers;
4. de beklaagde: de organisatie tegen wiens gedraging een klaagschrift is ingediend door een klager;
5. een klaagschrift: een schriftelijke klacht tegen een gedraging van de beklaagde;
6. de klachtencommissie: de commissie die bevoegd is om klaagschriften in tweede aanleg te behandelen;
7. een beroepschrift: een schriftelijke klacht tegen de beslissing van een directeur, het uitblijven van een beslissing van een directeur, of een gedraging van een directeur.
Artikel 2. Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de behandeling van klachten over gedragingen van Recherchebureau Zuidoost en haar medewerkers.
Artikel 3. Wijze van indienen
1. Een klager of diens gemachtigde kan een klacht indienen bij de directeur van de organisatie die de betreffende gedraging heeft verricht.
2. Een klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste de volgende gegevens:
– de naam en het adres van de klager;
– de datum;
– een omschrijving van de gedraging waartegen bezwaar wordt gemaakt;
– de gronden waarop de klager bezwaar maakt.
3. Indien het klaagschrift niet voldoet aan de hierboven genoemde vereisten, stelt de directeur de klager hiervan op de hoogte en nodigt de klager uit het verzuim binnen twee weken te herstellen.
4. Indien de klager het verzuim, zoals bedoeld in het derde lid, niet herstelt, wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Artikel 4. Indieningstermijn
De termijn voor het indienen van een klaagschrift bedraagt zes weken, gerekend vanaf de datum waarop de gedraging waarover geklaagd wordt heeft plaatsgevonden.
Artikel 5. Kostenloze behandeling
Aan de behandeling van een klaagschrift zijn geen kosten verbonden.
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
De directeur zendt binnen twee weken na ontvangst van het klaagschrift een ontvangstbevestiging aan de klager.
Artikel 7. Melding aan Dienst Justis
De directeur stuurt binnen twee weken na ontvangst van het klaagschrift een kopie van het klaagschrift aan de Dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.
Artikel 8. Mondelinge behandelingsprocedure
1. De directeur onderzoekt de klacht en nodigt de klager uit voor een persoonlijk gesprek.
2. De directeur hoort de klager en kan tevens informatie opvragen bij derden.
Artikel 9. Schriftelijke behandelingsprocedure
1. Indien de klager niet gehoord wenst te worden, volgt een schriftelijke behandeling van de klacht.
2. Indien het klaagschrift niet voldoet aan de vereisten zoals genoemd in artikel 3, wordt het klaagschrift niet in behandeling genomen.
Artikel 10. Beslissing
De directeur beslist binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift over de klacht.
Artikel 11. Schriftelijke mededeling
De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan de klager meegedeeld.
Artikel 12. Beroepschrift
Binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van de directeur kan een beroepschrift worden ingediend bij de onafhankelijke klachtencommissie.
Artikel 13. Wijze van indienen
1. Een klager of diens gemachtigde kan een beroepschrift indienen bij de klachtencommissie.
2. Een beroepschrift wordt ondertekend en bevat ten minste de volgende gegevens:
– de naam en het adres van de klager;
– de datum;
– een omschrijving van de gedraging waartegen bezwaar wordt gemaakt;
– de gronden waarop de klager bezwaar maakt.
3. Indien het beroepschrift niet voldoet aan de vereisten, stelt de klachtencommissie de klager hiervan op de hoogte en nodigt de klager uit het verzuim binnen twee weken te herstellen.
4. Indien de klager het verzuim, zoals bedoeld in het derde lid, niet herstelt, wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Artikel 14. Ontvangstbevestiging
De klachtencommissie zendt binnen twee weken na ontvangst van het beroepschrift een ontvangstbevestiging aan de klager.
Artikel 15. Wijze van behandelen
1. Indien een beroepschrift geen betrekking heeft op een van de onderwerpen zoals genoemd in artikel 1, zevende lid, wordt het beroepschrift door de klachtencommissie niet-ontvankelijk verklaard.
2. Indien het beroepschrift ontvankelijk is, worden de klager en de beklaagde uitgenodigd voor een hoorzitting.
3. De klachtencommissie kan tevens informatie inwinnen bij derden.
Artikel 16. Beslissing
De klachtencommissie neemt binnen zes weken na ontvangst van het beroepschrift een beslissing.
Artikel 17. Schriftelijke mededeling van beslissing
De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld aan de klager en de beklaagde.
Artikel 18. Melding aan Dienst Justis
Een kopie van het beroepschrift en de beslissing wordt verzonden aan de Dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.